Официально-деловой стиль: примеры и принципы создания деловых текстов

Официально-деловой стиль создания текстов – это не только вещь полезная и нужная в повседневной жизни, но и прибыльная, если Вы занимаетесь копирайтингом. Такие тексты сейчас особенно в цене, и за них заказчики платят неплохие деньги. Не верите? Посудите сами: грамотно составленная жалоба может склонить решение тех или иных инстанций в Вашу сторону, позволив Вам получить преимущества или избежать затрат. Это актуально для всех, поскольку живем мы в бюрократическом обществе, где самое сильное слово имеют деловые бумаги. Сегодня мы рассмотрим официально-деловой стиль на практике, изучим принципы создания деловых текстов и приведем примеры делового стиля.

Примеры делового стиля окружают нас повсюду. Допустим, Вы блоггер, и уличили другого блоггера в бессовестном воровстве Вашего контента. Что вы делаете? Вы грамотно пишете обоснованную жалобу с доказательствами хостеру или службе поддержки поисковой системы и ждете положительного результата по. В зависимости от того, насколько грамотно жалоба будет составлена, насколько точно в ней будет выдержан деловой стиль, во многом определяется решение по Вашему вопросу.

Итак, деловой стиль – это среда официальных отношений. Деловой стиль используется в:

  • Юриспруденции
  • Экономике
  • Правительственных кругах
  • Сфере рекламы
  • Международных отношениях

    • Как видите, весь бюрократический аппарат использует исключительно деловой стиль. Вот почему умение создавать деловые тексты может сослужить Вам не только практическую службу, но и принести финансовую выгоду в том случае, если Вы составляете официальные тексты для других людей.

    Как и любой другой стиль письма, официально деловой стиль имеет ряд присущих только ему характеристик. Именно их мы сейчас и рассмотрим.

    1. Официально-деловой стиль: качественный объем

    Текст официально-делового стиля должен быть максимально сжатым: все четко, конкретно, по существу. Лишних деталей быть не должно. Это обязательное требование, и этому есть даже логическое объяснение. Представьте, что Вы работаете в службе поддержки Яндекса. К Вам каждый день приходят горы писем. Разумеется, в Ваших же интересах, чтобы эти письма были как можно короче и как можно четче обрисовывали суть проблемы.

    Пример официально-делового стиля №1

    Неверно: А потом озлобленный Пупкин как разгонется, да как с размаху зарядит битой по машине Сидорова, проклиная его, на чем свет стоит.

    Верно: Пупкин ударил машину Сидорова битой.

    2. Официально-деловой стиль: эмоциональность

    Официально-деловой стиль должен быть лишен эмоций. Даже если Вы пишете гневную жалобу на своего заклятого врага, Ваши тексты не должны иметь никакой эмоциональной окраски. Четкость, точность и хладнокровие. Неважно, кто составляет текст – дипломат или плотник, профессор или дворник – в официально-деловом стиле индивидуальность не должна проявляться.

    Пример официально-делового стиля №2

    Неверно: А потом этот подлец, этот мерзавец, этот негодяй недобитый Сидоров написал на моем заборе такое, ой… Такое написал он красной краской, что вам и не снилось, а потом убежал, представляете?!

    Верно: Сидоров, используя красную краску, написал на моем заборе ряд нецензурных слов и скрылся.

    3. Официально-деловой стиль: лексика

    Лексика официально-делового стиля часто содержит отглагольные существительные, сложные союзы и устойчивые словосочетания:

  • На основании…
  • В соответствии с…
  • Исходя из…
  • За счет…
  • По той причине что…
  • В силу…

    • Стоит также отметить, что деловому стилю свойственно употребление местоимений первого лица, что, например, недопустимо в научном стиле.

    Пример официально-делового стиля №3

    Исходя из письменного заявления Пупкина П.П. принимая во внимание его активную трудовую деятельность, а также в соответствии с п.п. 10.3 и 11.5 КД ОАО «ПупкинсКомпани», приказываю оказать материальную поддержку проекту интеграции технологии «Стелс» в систему «Паук» Пупкина П.П. в размере 1000 (одной тысячи) базовых величин.

    4. Официально-деловой стиль: структура

    Структура официально-делового стиля часто диктуется видами документов, в которых этот стиль используется. Например, заявление должно быть написано строго по общепринятому образцу.

    Деловой стиль выделяется жесткой логической структурой и может содержать длинные предложения, в которых явно прослеживаются логическая и смысловая связь. Также для этого стиля характерны перечисления и прямой порядок слов.

    Пример официально-делового стиля №4

    В соответствии с постановлением №5 от 28 апреля 2011 года, отменяются положения, принятые на 35 съезде народной партии копирайтеров, предусматривающие использование готовых шаблонов для выполнения заказов индивидуальных предпринимателей, прошедших государственную регистрацию до 22 августа 2009 года и имеющих при себе удостоверение личности, хозяйственный договор, и право на пользование услугами копирайтера в течение как минимум года.

    Резюме: итак, подведем итоги. Официально-деловой стиль характеризуется:

  • Жесткой логической структурой
  • Нулевой эмоциональностью
  • Конкретикой и фактами
  • Соответствующей терминологией и оборотами
  • Местоимениями от первого лица

    • А умение создавать тексты делового стиля позволят Вам не только решать свои бюрократические вопросы более эффективно, но и помогать решить эти проблемы другим, получая за это свой коммерческий интерес.

    Business letter in English - sample

    Ниже размещён образец делового письма с основными разделами, которые должны содержаться в нём. Если письмо составляется на официальном бланке отправителя, то все исходные данные уже содержатся в верней части документа. На этой странице также даются прямые ссылки на другие образцы и учебные пособия по составлению деловых документов на английском языке.

    Образец - Деловое письмо

    Postgraduate Coursework Programs in Business Administration

    6 (приветствие)

    7 (суть письма)

    I attach details of our postgraduate coursework programs in Business Administration and related fields at Macquarie. I would be grateful if you would bring them to the attention of any interested students or colleagues.

    As you will see from the brochure we have a range of programs covering a number of fields broadly within Business Administration. In addition, in the Graduate Diploma and Master’s programs we also have very well developed research degrees in similar fields at MA (Hons) and PHD levels. These can be taken externally as can some of the coursework programs. A separate brochure is available from the Department covering our research degree programs.

    Applications for the March 2001 commencement of postgraduate coursework programs are due in early November 2000, although these are possibilities for late registration if places remain.

    8 (заключительная часть)

    I look forward to hearing from you, if you have any questions we may be able to answer. Our Postgraduate Studies Office in the Department (address inside the brochure) will also be ready to assist any interested applicants.

    Деловой текст

    Официально-деловой стиль в текстах. Примеры

    Каждый современный человек хотя бы раз в жизни сталкивался с необходимостью написать текст в официально-деловом стиле. Это обусловлено современными требованиями к общению между юридическими лицами, частными лицами и гос.органами, либо частными лицами и юридическими лицами. Проще говоря, обращаясь в организацию как представитель другой организации или как частное лицо, вы вынуждены будете писать текст в официально-деловом стиле.

    Одним из наиболее встречающихся видов текстов в деловом стиле является коммерческое предложение.

    Отправьте заявку на написание текста в деловом стиле по адресу: Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript

    Чтобы не грузить вас правилами написания официально-деловых текстов, сразу рассмотрим пару примеров.

    Пример делового текста 1. Отсрочка.

    Директору ООО ". "

    Кузнецову Н. С.

    Уважаемый Николай Сергеевич!

    12 января мы получили от вас коммерческое предложение, в котором вы предлагаете нашему предприятию регулярные поставки металла для реализуемых нашей компанией проектов.

    Наше руководство рассмотрело ваши условия и готово заключить с вами договор о намерениях и, в дальнейшем, договор о сотрудничестве. Единственным препятствием для плодотворного сотрудничества может стать невозможность поставки металлопроката с отсрочкой платежа, которую вы отказываетесь нам предоставить.

    Просим вас ещё раз рассмотреть возможность предоставления отсрочки для партий большого объёма! В противном случае, мы будем вынуждены искать партнёров по регулярным поставкам металлопроката среди ваших конкурентов.

    С уважением,

    начальник коммерческого отдела Петрякова И. И.

    Пример делового текста 2. Претензия

    В марте текущего года наша компания заключила с вами договор на изготовление и установку пластиковых окон для оборудования офисных помещений. Общее количество окон составило 48 штук, сумма договора 593000 рублей.

    Следуя договору, окна должны были быть установлены в срок до 1 сентября. На сегодняшний день работы выполнены лишь на треть, несмотря на полную оплату с нашей стороны.

    Учитывая, что наша компания полностью выполнила обязательства по оплате, мы требуем в кратчайшие сроки выполнить работы по установке окон в полном объёме, а также устранить недостатки, описанные в ранее присланных претензиях, в срок до 1 ноября, либо вернуть нам денежные средства за невыполненные работы. Также мы намерены требовать компенсацию за причинённый ущерб.

    В случае невыполнения вашей компанией взятых на себя по договору обязательств, либо в случае отказа в возврате денежных средств и выплаты компенсации, мы обратимся в суд РФ, а также составим жалобу в Прокуратору РФ по месту расположения вашей фирмы.

    Другие примеры смотрите ниже, после прочтения правил написания текста в деловом стиле.

    Правила написания делового текста

    Теперь можно познакомиться и с правилами. Итак, из примеров видно, что главное правило делового текста - сохранять деловую стилистику. Что такое "деловой стиль" в текстах? Это, прежде всего, краткость изложения, отсутствие эмоций и факты.

    В деловом тексте недопустимо применять эмоционально окрашенные выражения, просторечные обороты.

    Первое, что нужно помнить, приступая к написанию делового текста в официальном стиле - ваша задача как можно более кратко изложить суть того, что вы хотите написать. Будь то жалоба на чьи-то действия (либо на бездействие), просьба в оказании помощи, претензия, требование или что-то другое.

    Официально-деловой стиль чаще всего используется в бизнесе для составления коммерческих предложений, но и в частной жизни нам не редко приходится излагаться именно в деловом стиле, если речь идёт об общении с государственными структурами, либо о возникшей конфликтной ситуации, например, при покупке некачественного товара.

    Для текстов в деловом стиле принято использовать определённые слова, что чётко видно во всех приведённых примерах.

    "Следуя", "учитывая", "просим вас рассмотреть возможность", "просим оказать содействие" и т.п. Набор этих фраз зависит от ситуации, и конечно, вы должны научиться интуитивно чувствовать, когда нужно использовать фразу "просим вас", а когда "требуем".

    Другие примеры текстов в деловом стиле

    Деловое письмо на английском

    I"m writing to you in regard of your enquiry. Please find enclosed our information pack which contains our brochures and general details on our schools and summer centres.

    In England we have two schools, Brighton and Bath, both beautiful locations which I am sure you and your students will like. Our schools are located in attractive premises in convenient, central positions. Brighton is a clean and safe town with a beautiful bay and countryside nearby. Bath is one of the most famous historic cities in England, famous for its Georgian architecture and Roman Baths.

    Accommodation is provided in host families chosen for the ability to provide comfortable homes, a friendly welcome and a suitable environment, in which students can practice English and enjoy their stay. We have full-time Activities Organisers responsible for sports, cultural activities and weekly excursions.

    I look forward to hearing from you and later hope to welcome your students to our schools and summer centres.

    Стиль написания деловых писем

    Деловые письма принято писать деловым стилем, который, являясь официально-деловым, существенно отличается от других стилей языка: научного, художественного, разговорного.

    Официально-деловой язык имеет ряд специфических особенностей и ограничений, к которым относятся:

    Деловое письмо обычно готовится по одному вопросу, в случае обращения в одну и ту же организацию по разным вопросам рекомендуется подготовить отдельные письма по каждому из них

    Характер делового письма официальный путем соблюдения субординации в тексте письма

    Нейтральность, которая характеризуется строгим изложением сути обращения без использования разговорной лексики и образных слов, в письме не должно быть слов с уменьшительными или увеличительными суффиксами и междометия

    Точность и ясность формулировок, исключающая разночтение или двоякое толкование содержания письма

    Использование языковых (шаблонных) формул, применяемых для мотивации того или иного действия, например:

    Оплату гарантируем

    В соответствии с Вашим письмом

    Просим рассмотреть вопрос

    Направляем и т.д.

    Лаконичность текста письма, что достигается исключением из текста оборотов, несущих двойственный смысл

    Использования терминов и сокращений, что обеспечивается применением в тексте письма отраслевой терминологии и общеизвестных сокращений (СНГ, ОДКБ, кв. м и т.д.)

    Использование последовательного подчинения слов в родительном и творительном падеже (согласно штатному расписанию.)

    Разнообразна. В каждой жизненной ситуации есть определенные нормы общения. В официальной сфере тоже существуют специфические нормы, которые иногда идут вразрез с общеязыковыми. Это особенность официально-делового стиля. Он сухой и пресный, все обороты в нем однозначны и постоянны.

    Официально-деловой стиль: определение

    Официально-деловой стиль - это стиль деловодства и законодательных актов, который формировался на протяжении многих лет. Его характерной особенностью считается постоянство в использовании одних и тех же слов и лексических оборотов.

    Которого периодически встречает в своей жизни каждый человек, должен быть понятным и однозначным. К тому же все его жанры пишутся по одним и тем же шаблонам. Иногда, чтобы получить новый документ, достаточно просто переписать 2-3 слова.

    Стилистические особенности

    Как и любой другой, он имеет свои характерные признаки. Официально-деловой стиль в деловых текстах характеризуется точностью и однозначностью изложения, долженствующее-предписывающим характером, полной безличностью, отсутствием любым эмоциональных проявлений, стандартностью и стереотипностью.

    Любой документ должен быть трактован только в одном ключе. Поэтому все изложенные в нем данные имеют однозначный характер, потому как иное означает неразбериху и беззаконье в любых делах.

    Поскольку это стиль деловодства, он используется для регулирования официальной сферы жизни человека и общества. Все, что в нем излагается, должно быть беспрекословно исполнено.

    Никакой личной характеристики или субъективных трактовок в документах не может быть. Поэтому официально-деловой стиль русского литературного языка допускает изложение личной информации только в незначительных документах типа заявления или объяснительной для аргументации необходимости того или иного действия.

    Однозначность изложения трактует и высокую степень стереотипности. Она присутствует на всех уровнях стиля: от набора лексем до общей структуры всего документа.

    Лексика стиля

    Как и любой другой, официально-деловой стиль в деловых текстах использует стандартный для себя набор лексем и оборотов. В первую очередь это слова из отрасли официального общения: предписываю, разрешаю, уведомляю, истец, глава, закон и им подобные. В других стилях они используются значительно реже.

    Второй характерной особенностью считается употребление постоянных выражений и штампов речи. Это делает любой текст предсказуемым, но в то же время совершенно однозначным: исходя из, принимая во внимание, в соответствии с .

    Примечательно, что, невзирая на высокий уровень безличностности, в официально-деловом стиле допускается использование местоимений и глаголов первого лица. К сравнению, в научном стиле это совершенно не приемлемо.

    И последняя особенность - это наличие сухой, немного устаревшей канцелярской лексики, которая в других стилях звучит неуместно и несколько комично: имеет место быть, находится в состоянии алкогольного опьянения, жидкость, внешне похожая на коньяк .

    Синтаксические конструкции

    По постоянству синтаксических конструкций каждый человек легко определит официально-деловой стиль. Примеры его хорошо известны каждому из школы. И наверняка не раз в жизни приходилось писать заявление или протокол.

    На синтаксическом уровне в первую очередь отмечается наличие небольших конструкций, простых предложений, минимальное количество усложнений, таких как однородные члены предложения или вставные конструкции. Это диктуется необходимостью простоты и однозначности в понимании изложенной в документе информации.

    На уровне текста наблюдается высокий уровень стандартизации его структуры. К примеру, каждое заявление начинается с шапки в верхнем правом углу, в которой указывается, кто и к кому обращается. Далее идет сам текст заявления, который заканчивается датой и подписью обращающегося. Верхний левый угол документа оставляется для наложения резолюции по данному заявлению. Такая же стандартизация характерна для всех остальных жанров.

    Отрасли применения

    Довольно большое распространение имеет встречаются любому человеку постоянно. Поэтому этот стиль разделен на несколько подстилей, в зависимости от отрасли применения.

    Законодательные документы используются для формирования нормативно-правовой базы общества. Она предписывает правила, по которым должен жить каждый человек, подпадающий под влияние конкретно этого документа. Также в законодательных актах устанавливается наказание за невыполнение предписаний.

    Юрисдикционная отрасль констатирует нарушение и назначает наказание за него. Здесь же находятся и и пересмотре дела в связи с определенными доказательствами или обстоятельствами.

    Очень распространен административный официально-деловой стиль. Примеры таких документов даже изучаются в школьной программе. Сюда относятся документы, регулирующие деятельность отдельных организаций и их взаимодействие с отдельно взятыми личностями.

    И последняя отрасль - дипломатическая. От правильности ведения документации в этой сфере зависят отношения между государствами. Одна неправильная запятая или слово может стать причиной глобального конфликта.

    Жанры

    На практике официально-деловой стиль речи примеры текстов имеет самые разнообразные. Назвать абсолютно все жанры в одной статье будет довольно проблематично. Поэтому остановимся на самых популярных из них, разделив их на группы в зависимости от отрасли использования.

    К законодательным документам относятся закон, акт, решение, указ. Составляются они на высших уровнях власти специально подготовленными людьми.

    В отрасли юристикции жанры официально-делового стиля в русском языке представлены приговорами, судебными решениями, кассационными жалобами, ордерами на обыск или задержание.

    Административные документы - одни из самых распространенных. Сюда принадлежат заявление, автобиография, приказ, рекомендация, факс, телефонограмма, расписка и многие другие.

    В дипломатии чаще всего используются договоры, пакты, соглашения, конвенции.

    Деловодство

    Уже немало сказано о том, насколько богат на жанры официально-деловой стиль. Примеры их использования встречаются постоянно. Это активный стиль, употребляемый повсеместно в повседневной жизни. Чаще всего простой человек сталкивается с ним в отрасли деловодства. При приеме на работу мы пишем резюме, автобиографию и заявление, подаем справки с предыдущего места работы.

    В основном у всех этих документов примерно одна и та же структура. Начинаются они с указания автора, составившего этот текст, далее идет изложение материла, которое заверяется подписью и печатью, если таковая имеется.

    Обобщение

    В русской филологии официальный деловой стиль документа, языка, речи имеет активный характер использования. Он высоко стандартизован и имеет определенный набор слов и выражений, использующихся вопреки некоторым законам языка.

    К примеру, тавтологии не являются стилистической ошибкой, поскольку способствуют однозначному пониманию, чего нельзя достичь использованием местоимений для более красивого литературного звучания.

    Каждый человек в своей жизни обязан уметь пользоваться этим стилем, поскольку он регулирует взаимодействие личности с организацией, государством и всем правовым миром в целом.

    Официально-деловой стиль в жизни встречается гораздо чаще, чем можно подумать. Вы видите его в инструкциях, в любых документах организаций (неважно, государственных или коммерческих), в законодательных актах, в методических разработках и так далее.

    Главной функцией этого стиля является информирование – сообщение предельно точно и сжатой информации. Поэтому информационная насыщенность текстов, написанных официально-деловым стилем, очень велика, хотя и сложна для восприятия.

    Обо всех стилях речи (текста) читайте .

    Задали реферат или курсовую по литературе или другим предметам? Теперь можно не мучиться самому, а просто заказать работу. Рекомендуем обращаться >>сюда , тут делают быстро и дешево. Более того, тут можно даже торговаться
    P.S.
    Домашки, кстати, там тоже делают 😉

    Характеристики официально-делового стиля

    Среди главных стилевых черт следует назвать такие:

    • информативная направленность – для того, чтобы оставаться в исключительно административно-правовой сфере деятельности;
    • точность и стандартность формулировок – порой в ущерб простоте восприятия;
    • жесткая логическая структура и предложений, и самого текста в целом;
    • отсутствие эмоциональности и оценочности – в текстах, написанных официально-деловым стилем присутствуют либо факты, либо обоснованные гипотезы, и полностью исключен субъективный подход к излагаемым вещам.

    На языковых уровнях стилевые черты проявляются следующим образом:

    • в лексике — как правило, в текстах используются преимущественно слова и термины официально-деловой сферы;
    • в морфологии – активно эксплуатируются канцеляризмы и языковые клише (устойчивые выражения); сложные предлоги;
    • в синтаксисе – тексты названного стиля составлены главным образом значительными по длине, объемными предложениями, как правило, сложными и различным образом осложненными.

    Официально-деловой стиль: разбор примеров

    Разберем примеры нашего стиля, чтобы его особенности стали понятнее.

    Отрывок из документа:

    Согласно Гражданскому кодексу Российской Федерации, обществом с ограниченной ответственностью (далее – ООО) признается утвержденная одним или несколькими лицами коммерческая организация, уставный капитал которой разделен на доли, определенные учредительными документами. В отличие от акционерного общества, право на долю подтверждается не ценной бумагой, акцией, а лишь свидетельством, которое, в соответствии с уставом ООО, может выдаваться его участникам учредителям.

    1 . В лексике приведенного отрывка можно выделить такие пласты:

    • слова, которые называют общеупотребительными: участники, документы, общество, лица, ограниченный;
    • термины: доли, общество с ограниченной ответственностью, кодекс, учредитель, уставный капитал, акция, коммерческая организация;
    • речевые клише: согласно кодексу, в отличие от, в соответствии с.

    2. Разберем морфологию указанного отрывка из документа. Тут следует выделить такие моменты:

    • отглагольные существительные преобладают: организация, учредители, участники;
    • часто встречаются существительные с общим значением лиц: лица, участники;
    • нанизывание существительных в творительном и родительном падеже: В отличие от акционерного общества, право на долю подтверждается не ценной бумагой, акцией, а лишь свидетельством, которое, в соответствии с уставом ООО, может выдаваться его участникам учредителям;
    • преобладание причастий и деепричастий над глаголами.

    3. Синтаксис. Здесь есть тоже интересные моменты:

    • предложения, как правило, объемные (в данном случае мы имеем два таких предложения, и они полностью составляют приведенный отрывок);
    • в предложениях используется прямой порядок слов: обществом с ограниченной ответственностью признается…, уставный капитал… разделен;
    • по цели высказывания в приведенном отрывке все предложения повествовательные;
    • сложноподчиненное предложение дополнительно осложнено, во-первых, причастным оборотам (определенные учредительными документами), а во-вторых, однородными членами (Согласно Гражданскому кодексу Российской Федерации, обществом с ограниченной ответственностью (далее – ООО) признается утвержденная одним или несколькими лицами коммерческая организация, уставный капитал которой разделен на доли).

    Отрывок из документа:

    За время войны в с. Боровом уцелело 45 домов из 77. В наличии у колхозников оставались 4 коровы, 3 телки, 13 овец, 3 поросенка. Большинство садов на приусадебных участках, а равно и фруктовый сад общей площадью в 2,7 га, принадлежащий колхозу «Красная заря», оказались вырубленными. Ущерб, причиненный немецко-фашистскими захватчиками собственности колхоза и колхозников, исчисляется приблизительно в 230 700 рублей.
    Жителей в селе к приходу наших воинских частей числилось 64 из 370.
    Имели место случаи насильственного увоза жителей на работы для оккупантов… В настоящее время полностью восстановлено в с. Боровом хозяйство колхоза «Красная заря».

    1. В лексике отметим следующие пласты:

    • слова общего употребления: уцелело, жителей, садов.
    • термины и устоявшиеся выражения: ущерб, увоз, общей площадью, немецко-фашистские захватчики.
    • частые речевые клише: в наличии оставались, причиненный ущерб исчисляется, имели место, большинство садов.
    • несмотря на редкую инверсию (имели место случаи насильственного увоза), порядок слов, чаще всего, прямой: большинство садов… оказались вырубленными, ущерб … исчисляется, жителей… числилось;
    • большое количество числительных, выражающих статистические данные: оставались 4 коровы, 3 телки, 13 овец, 3 поросенка.

    2. Разбираем морфологию приведенного отрывка. Как видим, в этом примере так же, как и в первом:

    • преобладают отглагольные существительные и существительные с абстрактным значением: увоз, работы, оккупанты, приходу, время, ущерб;
    • существительные, имеющие общие значение лиц: жители, оккупанты, колхозники;
    • происходит нанизывание существительных в творительном и родительном падеже: ущерб, причиненный немецко-фашистскими захватчиками собственности колхоза и колхозников.

    3. В синтаксисе необходимо отметить следующие моменты:

    • предложения громоздкие, как правило, сухо-информативные;
    • порядок слов используется прямой: причиненный немецко-фашистскими захватчиками собственности колхоза и колхозников;
    • по цели высказывания, что обычно, повествовательные, а по интонации невосклицательные.

    В заключение следует отметить, что официально-деловой стиль один из самых коварных. Его формулировки настолько отточены, что намертво врезаются в память, и потому канцеляризмы и языковые клише активно проникают и в книги, делая их похожими на плохой перевод с иностранного языка.

    Помните: безликость и отстраненность лексики делового стиля для хорошей литературы – большое зло. за тем, какие слова и выражения вы выбираете для своих рассказов и романов. И если в них проникли канцеляризмы – изгоняйте их беспощадно!

    Официально-деловой стиль
    Виды писем
    Орсаг Юлия Витальевна,
    доцент кафедры общественных дисциплин,
    кандидат педагогических наук,
    начальник отдела качества образования
    Вологодского филиала РАНХиГС

    Официально-деловой стиль

    Что такое стиль? Стили речи
    Разновидности языка, используемые для общения в различных
    сферах деятельности, называют стилевыми разновидностями языка,
    или стилями.
    Пять типовых ситуаций, требующих использования различных языковых
    средств:
    ситуация непринужденного повседневного общения на бытовые темы
    связана с использованием разговорной речи;
    в ситуации официального общения, связанной с установлением прав и
    обязанностей человека-гражданина по отношению к другим гражданам,
    организациям, государству, используют официально-деловой стиль;
    ситуация общения на научные темы формирует научный стиль;
    ситуация публичного (прилюдного) общения на общественно-значимые
    темы связана с употреблением языковых средств публицистического стиля;
    ситуация творческого общения, преследующая цель создать эстетически
    совершенное речевое произведение, образует язык художественной
    литературы.

    Общая характеристика
    официально-делового стиля
    Официально-деловой стиль – стиль, обслуживающий сферу официальноделовых отношений, обеспечивающий общение между органами власти и
    управления, организаций между собой и гражданами в процессе их
    производственной, хозяйственной, юридической и иной деятельности.
    Тип социальной деятельности коллектива, который обусловил
    возникновение стиля, - управленческая деловая деятельность.
    Функция стиля – регулировать правовые и деловые отношения между
    гражданами, учреждениями и государствами.
    Форма речи, характерная для стиля, - письменная (при этом существуют и
    устные жанры, используются в процессе деловых переговоров, на совещаниях).
    Основные свойства стиля – точность, полнота изложения, объективность
    при подаче информации, неличный характер, стандартизированность,
    логичность, долженствующе-предписывающий характер.
    Для официально-делового стиля не является характерным разнообразие
    речи. Выразительность отсутствует.

    Подстили официально-делового стиля
    законодательный, или юридический (язык законодательных и
    нормативных правовых актов). Жанры: конституция, закон, указ,
    постановление. Предельно обезличен, требует особой четкости
    формулировок.
    административно-канцелярский
    (канцелярский
    или
    административно-деловой). Жанры: устав, приказ, договор, справка,
    доверенность, расписка, характеристика. Реализует две основные функции:
    информационно-содержательнуюю и организационно-регулирующую.
    дипломатический
    (язык
    международных
    документов,
    международной переписки). Жанры: пакет, декларация, верительная
    грамота, нота). Отличается усложненностью речевых структур и особой
    значимостью формул речевого этикета.

    Требования, предъявляемые к языку и стилю
    документов
    Нейтральный тон изложения – это норма делового стиля.
    Управленческая информация является официальной. Из языка документов
    исключаются слова, обладающие эмоционально-экспрессивной окраской
    (слова с уменьшительно-ласкательными суффиксами, с суффиксами
    преувеличения и преуменьшения, междометия и др.).
    Точность изложения обеспечивает однозначность восприятия текста,
    исключает двусмысленность и недомолвки. Достигается употреблением
    терминологической лексики, устойчивых языковых оборотов – «языковых
    формул».
    Ясность изложения определяется четкостью композиционной
    структуры текста, отсутствием логических ошибок, продуманностью и
    четкостью формулировок.
    Лаконичность (краткость) изложения текста достигается экономным
    использованием языковых средств, исключением речевой избыточности.

    Общие языковые характеристики








    - употребление так называемой канцелярской лексики: место
    жительства,
    надлежащий,
    препроводить,
    нижеподписавшийся,
    получатель, возмещение и др.;

    активировать);

    Общие языковые характеристики
    административно-канцелярского подстиля
    - употребление сложных предлогов: в связи, в соответствии, в целях, с
    целью, на предмет, в ходе, в течение, в случае, по сравнению, в части;
    - употребление существительных на –ние, -ение, исполнение,
    неисполнение, признание, получение, избрание, осуществление;
    - исключение диалектной лексики, просторечных слов;
    - широкое использование существительных, называющих лиц по
    признаку, обусловленному действием или отношением (заявитель,
    получатель, усыновитель);
    - преимущественное употребление неопределенной формы глагола по
    сравнению с другими глагольными формами;
    - использование конструкций с прямым порядком слов.

    Общие языковые характеристики
    административно-канцелярского подстиля
    - широкое использование языковых клише – готовых словосочетаний,
    языковых конструкций, повторяющихся в различных деловых текстах в
    неизменном виде (представляем на рассмотрение и утверждение, просим
    рассмотреть, на основании изложенного);
    - широкое использование глагольно-именных словосочетаний (оказать
    помощь вместо помочь; оказать поддержку вместо поддержать;
    произвести расчет вместо рассчитать);
    - употребление канцелярской лексики: надлежащий, препроводить,
    нижеподписавшийся, получатель, возмещение и др.;
    - широкое употребление терминов (реквизит, акт, визировать,
    активировать);

    10.

    Новые тенденции в практике документной
    коммуникации
    1) Перенасыщение текстов документов иноязычными словами и
    терминами (англоязычными словами), недавно пришедшими в русский
    язык: лизинг, холдинг, кастинг, делегировать, пролонгировать,
    позиционировать, бренд, презентация).
    2) Случаи использования слов других языков в иноязычной графике:
    e-mail.
    3) Тенденция двуименного официального обозначения (имя и фамилия)
    официальных лиц (Владимир Путин, Дмитрий Медведев).
    4) Расширение арсенала этикетных средств. Пополнение этикетного
    словаря Мы счастливы предложить Вам…, Имею честь сообщить Вам
    (архаизм), Пользуясь случаем, шлем Вам свои самые добрые пожелания.
    5) Усиление личностного начала (для налаживания контакта,
    поддержании отношений). Надежные партнерские отношения, Успешное
    (плодотворное) сотрудничество.

    11.

    Виды писем

    12.

    Деловые письма
    Деловое письмо – обобщенное наименование различных по
    содержанию документов, служащих средством общения между
    учреждениями, между учреждениями и частными лицами.
    Особенности:
    составляется на специальном бланке;
    должно быть посвящено одному вопросу (может рассматриваться два
    и более вопросов, если они взаимосвязаны и по ним будет приниматься
    одно решение);
    не должно быть большим по объему;
    составляется грамотно, аккуратно, без исправлений, кратко,
    логически последовательно, содержательно, с точными и ясными
    характеристиками и выводами;
    содержит объективные сведения об излагаемых событиях фактах, в
    необходимых случаях сопровождается разъясняющими и дополняющими
    материалами.

    13.

    Деловые письма
    Официальный характер переписки и этика делового общения требует
    высокого
    качества
    изготовления
    документов
    с
    использование
    персонального компьютера, в частности:
    единого стиля оформления;
    ровной линии строк, букв, правильного размещения пробелов между
    знаками, буквами, цифрами;
    соблюдения установленных полей;
    правильного расположения реквизитов: заголовка, адресата, подписи,
    приложений;
    одинаковых абзацных отступов.

    14.

    Деловые письма
    Не рекомендуется текст письма:
    начинать с названия организации (Министерство природных ресурсов не
    считает возможным …), так как письма оформляются на бланках, где уже
    обозначено название организаций. Начинать текст письма с названия
    организации (автора) допускается в случаях, когда в конкретной ситуации
    общения необходимо подчеркнуть значимость автора, его особую роль или
    заинтересованность в решении вопроса.
    начинать со ссылки на поступившее письмо-просьбу или запрос (На ваш
    запрос от 12.04.2015 № 08-22/80 сообщаем, что), поскольку для записи
    сведений о поступившем письме при ответе заполняется реквизит «Ссылка на
    регистрационный номер и дату документа».
    пересказывать содержание поступившего письма, поскольку у организацииавтора сохраняется копия письма. Исключение только являются письма-ответы
    на обращения граждан, в которых необходимо изложить содержание
    заявления, предложения или жалобы гражданина.

    15.

    Сопроводительное письмо
    Сопроводительное письмо – деловое письмо, используемое для отправки
    документов.
    Основное содержание – информирование корреспондента о высылке ему
    определенных документов, также может содержаться дополнительная
    информация, поясняющая содержание материалов, которые составляют
    приложение к сопроводительному письму.
    Используемое начало: Представляем, направляем, высылаем.
    Например, В соответствии с дополнительным протоколом высылаем Вам;
    В подтверждение нашей договоренности направляем Вам, На основании
    соглашения направляем Вам, Согласно Вашей просьбе высылаем.
    Обязательный реквизит сопроводительного письма – приложение
    (указывается количество листов и количество экземпляров).
    Например, Приложение: на 3 л. в 1 экз.
    Приложение: 1. Заявление соискателя на 1 л. в 1 экз.
    2. Выписка из трудовой книжки на 2 л. в 1 экз.
    3. Список опубликованных работ на 12 л. в 1 экз.

    16.

    Письмо-просьба
    Письмо-просьба – деловое письмо, цель которого получение информации,
    услуг, товаров, инициирование действий, необходимых организации, автору.
    Основное содержание – ситуация инициирования, вводная часть (события,
    имевшие место), причина составления письма, просьба, вытекающая из ситуации.
    Или: обоснование, описание, заключение.
    Стандартные выражения: В соответствии с..(чем?) просим …; На
    основании (чего?) предлагаем..; Согласно (чему?)…; Ссылаясь (на что?)....
    Стандартные глаголы-просьбы: прислать, выслать, направить, сообщить,
    подтвердить, предоставить, представить.
    Используемое начало: В связи с … просим Вас рассмотреть вопрос,
    обращаемся к Вам с просьбой, просим Вас предоставить информацию,
    предлагаем Вам провести служебную проверку.
    Например, В связи с тем, что служебные обязанности работников
    администрации связаны с поездками по территории района, убедительно просим
    Вас предусмотреть в бюджете района средства для приобретения автомобиля.

    17.

    Письмо-предложение
    Письмо-предложение – деловое письмо, направляемое с
    предложением сотрудничества, участия в различных мероприятиях и
    других ситуациях.
    Особая задача – привлечь внимание, заинтересовать, побудить к
    действию.
    Начало письма с конкретного предложения, а не с обоснования
    или объяснения причин.
    Например: Предлагаем Вам продолжить начатую в прошлом году
    совместную работу по обучению персонала…..В подтверждении нашей
    договоренности предлагаем Вам..
    Основное содержание: что именно предлагается, перечислить
    наиболее важные условия, цель данного предложения. Если предмет
    предложения нуждается в детализации, конкретизации, пояснении, то эта
    информации излагается в приложении или второй части письма.

    18.

    Письмо-ответ
    Письмо-ответ (согласие, отказ) – разновидность писем, являющихся
    ответами на поступившую просьбу, запрос, предложение.
    Смысловые части: обоснование, принципиальное согласие (не согласие) с
    предложением, дополнительная информация.
    Общие фразы: Сообщаем Вам, что…, Доводим до Вашего сведения, что….,
    Информируем Вас о том, что ….., Согласны рассмотреть Ваши предложения..,
    Считаем невозможным применение данных методов …, Надеемся, что это не
    отразится на дальнейших …, Надеемся на дальнейшее взаимовыгодное
    сотрудничество…
    Не следует:
    начинать текст фразой, указывающей номер поступившего запроса (ссылка на
    дату и номер есть в реквизитах);
    пересказывать в ответном письме содержание поступившего, связь
    устанавливается с помощью заголовка текста.

    19.

    Письмо-сообщение
    Письмо - сообщение, уведомление, извещение – письма,
    направленные на информирование адресата о каких-либо событиях,
    фактах, представляющих взаимный интерес (вызовы на совещания,
    мероприятия).
    Стандартные выражения писем-сообщений: Сообщаем Вам,
    что…, Информируем Вас о том, что ….., Доводим до Вашего сведения,
    что…., Считаем необходимым поставить Вас в известность, что…,
    Ставим Вас в известность, что….
    Письма-извещения, письма-уведомления: обычно начинаются
    указанием даты, места, времени мероприятия. Уведомляем Вас о ….,
    Уведомляем, что …

    20.

    Информационное письмо
    Информационное письмо – деловое письмо, в котором сообщаются
    адресату сведения официального характера (о свершившемся факте,
    мероприятии и пр.). Письма носят типовой характер, большую рассылку.
    В письмах содержатся отдельные положения законодательства или
    иных актов, рекомендации, предложения по их применению, разъяснения.
    Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до
    двух-трех страниц.
    Ранее это были «циркулярные письма» - письма, рассылаемые группе
    адресатов в целях сообщениях какой-либо важной информации.

    21.

    Письмо-напоминание
    Письмо-напоминание, письмо-требование – деловое письмо,
    используемое в случаях, когда организация-корреспондент не
    осуществляет действия, вытекающие из ее функциональных обязанностей
    или принятых договоренностей. Письмо состоит из двух логических
    элементов:
    напоминания
    о
    выполнении
    принятых
    решений,
    договоренностей и указания мер, которые будут приняты в случае
    невыполнения.
    Ключевые фразы письма-напоминания: Напоминаем Вам,
    Вторично напоминаем Вам, Обращаем Ваше внимание на то, что….,
    Ставим Вас в известность, что …, Считаем необходимым обратить
    Ваше внимание на…
    Ключевые фразы письма-требования: Требуем выполнить взятые
    на себя обязательства, Срочно требуем выслать (предоставить,
    перечислить, выполнить).

    22.

    Письмо-приглашение
    Письмо – приглашение – деловое письмо этикетного характера,
    особая разновидность письма-извещения. Отличается от письмаизвещения тем, что может оформляться не на бланке, иметь различный
    формат, цвет, дополнительные элементы.
    Как правило, письма-приглашения адресуются конкретному лицу или
    лицам, поэтому в них используются формулы обращения к адресату:
    Уважаемый господин Иванов!
    Уважаемый Петр Михайлович!
    Уважаемые господа!
    В письмах-приглашениях могут использоваться следующие
    выражения:
    Приглашаем Вас принять участие в …
    Просим Вас принять участие в ….
    Имеем честь пригласить Вас…
    Примите наше приглашение …

    23.

    Композиция делового письма
    Композиция текста делового письма: последовательность смысловых
    частей текста (обращение, вступление, аргументация, заключение).
    С точки зрения композиции: простые и сложные (детальное описание,
    анализ ситуации, мнений, доказательств).
    Простые письма обычно состоят из одной-двух смысловых частей,
    сложные письма – из трех и более.
    Письмо, состоящее из одной части – это просьба без пояснения, напоминание без
    преамбулы, сообщение без обоснования, выражение благодарности и прочее.
    Письмо может состоять из двух смысловых частей: первая – обоснование (изложение
    причин написания), вторая заключение (просьба, отказ, напоминание и пр.). Обоснованием в
    письме может быть ссылка на документ (нормативный акт, распорядительный документ и
    пр.) либо описание конкретных обстоятельств, сложившейся ситуации или формулировка
    цели. Как минимум из двух композиционных частей должны состоять письма-отказы,
    необходимо, чтобы отказ был обоснован.
    К типу простых писем относятся сопроводительные письма, приглашения, извещения,
    напоминания и др.

    24.

    Композиция делового письма
    -
    Сложные письма:
    вступление, формулировка темы;
    основная часть;
    заключение.
    Вступление – это формулировка темы письма, объясняющая причины или повод
    написания.
    Основная часть письма – смысловой центр, раскрытие темы, которая дается через
    описание сложившейся ситуации, ее анализ. В этой же части письма приводятся
    доказательства, позволяющие автору в заключительной части сделать вывод, высказать
    предложение, мнение, сформулировать просьбу или отказ.
    Заключение – это итог рассмотрения темы, представляющий собой вывод в виде
    предложений, мнений. Требований, просьб, напоминаний и пр. Заключение обычно
    начинается словом, являющимся ключевым в выводе (просим, предлагаем выполнить,
    напоминаем о необходимости, сообщаем выводы комиссии, приглашаем принять участие,
    рекомендуем и пр.). Если в заключении содержится отказ, он формулируется как
    отрицание: не располагаем, не нуждаемся, не считаем целесообразным, не можем
    обеспечить и пр.

    25.

    Речевой этикет делового письма.
    Стандартные выражения для связи
    содержательных аспектов письма.

    26.


    Выражения, подтверждающие получение письма, документов:
    Сообщаем, что Ваше письмо получено нами, Подтверждаем получение
    вашего письма.
    Выражение благодарности: Благодарим вас за…, Заранее
    благодарим за …, Признательны Вам за….
    Выражения, объясняющие мотивы: В связи с тяжелым
    экономическим положением, В соответствии с протоколом.., В ответ на
    вашу просьбу, Учитывая социальную значимость объекта, По причине
    задержки оплаты, Учитывая изменившуюся ситуацию.
    Указания на цель: В целях выполнения распоряжения, В целях
    повышения эффективности деятельности, Во исполнение Федерального
    закона от.…№ .. «О..», Для согласования вопросов.

    27.

    Устойчивые языковые конструкции
    Отправка
    документов
    или
    материальных
    ценностей:
    Представляем Вам, Высылаем Вам, Возвращаем Вам … для (в связи с …).
    Отказ и отклонение: Ваше предложение отклонено по следующим
    причинам,
    Вынуждены
    отклонить
    ваше
    предложение
    из-за,
    Представленный вами проект не может быть принят (утвержден) по
    следующим причинам, Ваше предложение не может быть нами принято
    по причине, В связи с … вынуждены отклонить ваше предложение.
    Подтверждение:
    Подтверждаем
    (получение,
    согласие),
    С
    благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа, Организация
    подтверждает согласие (предварительную договоренность), Заверяем Вас
    в том, что готовы.
    Извещение: Сообщаем Вам, что (совещание …состоится), Ставим
    Вас в известность, что руководство приняло решение о (Ваше
    предложение принято), Информируем, что мы не располагаем
    интересующей Вас информацией.

    28.

    Устойчивые языковые конструкции
    Выражение просьбы: Просим Вас, Департамент просит
    предоставить данные, Просим предоставить более подробную
    информацию, принять меры.
    Интерпретация собственной позиции: Наши обращения по
    данному вопросу не привели к положительным результатам, В связи с …
    не можем направить, принять участие, Возражений против проекта не
    имеем.
    Интерпретация действий другой стороны: Взятые Вами на себя
    обязательства до настоящего времени не выполнены, Сложившаяся
    ситуация не способствует развитию наших отношений.
    Заключительные слова: Надеемся, что наша просьба будет
    выполнена, наши предложения будут встречены с пониманием, вопрос
    будет решен положительно. Убедительно просим Вас решить вопрос
    положительно, рассмотреть проект, дать заключение.

    29.


    Сожаление
    Принцип применения знаков этикета – вежливость,
    доброжелательность.
    Целый ряд ситуаций, таких, например, как ситуации отказа,
    задержки положительного решения, несогласия, предполагает
    использование в начале ключевой фразы слов, выражающих
    сожаление.
    К сожалению, мы не можем согласиться на Ваши условия.
    К сожалению, проблемы с неплатежами не позволяют нам
    воспользоваться Вашим предложением в ближайшее время.
    С сожалением вынуждены сообщить о невозможности….

    30.

    Речевые формулы делового этикета
    Благодарность
    В ответах на предложение, запрос, приглашение, поздравление,
    своевременный ответ и прочее используются слова благодарности.
    Благодарим Вас за своевременный ответ.
    Благодарим Вас за предложение …
    Позвольте выразить признательность за участие в …

    31.

    Речевые формулы делового этикета
    Выражение чувств
    Выражение лучших чувств: радости, надежды, уверенности,
    одобрения, признательности – определяют тональность восприятия,
    которая влияет на отношение адресата к сообщаемому.
    С удовольствием приглашаем Вас принять участие в …
    Имею честь пригласить Вас
    Мы были бы рады видеть Вас
    Мы надеемся, что Вы найдете время для …

    32.

    Речевые формулы делового этикета
    Заключительные фразы письма
    Заключительные фразы письма особенно важны для
    закрепления положительных эмоций, которые должны поддерживать
    деловое общение.
    Заранее благодарим.
    Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество.
    Надеемся на дальнейшие взаимовыгодные и добрые отношения.
    С удовольствием рассмотрим другие варианты.
    С интересом ждем от Вас новых предложений.
    Мы уверены в продолжении
    реализации проекта…
    взаимодействия
    в
    рамках

    33.

    Стандартные выражения для связи
    содержательных фрагментов письма
    Для связи аспектов и содержательных фрагментов писем
    используют стандартные выражения:
    Во-первых, во-вторых, в-третьих.
    Прежде всего…Затем…В заключение…
    Переходя к следующему вопросу…
    Что касается вопроса о …
    Учитывая все вышесказанное …
    Исходя из вышесказанного…
    В связи с необходимостью вернуться к вопросу о ….
    Подводя итоги, необходимо подчеркнуть….
    В заключение выражаем надежду на …
    В заключение хотим напомнить Вам